UniversiData

Condizioni d'uso del CRM

Versione 1.2, in vigore dal 16 ottobre 2026

Queste condizioni regolano l'uso del CRM di Universidata S.r.l. da parte delle scuole, delle aziende e degli enti che lo adottano per gestire eventi, iscrizioni e contatti. Chi crea un'organizzazione nel CRM dichiara di essere autorizzato a rappresentarla e accetta le presenti condizioni per suo conto. Gli utenti che accedono su invito accettano le condizioni applicabili al proprio utilizzo della piattaforma.

1. Le parti e le definizioni

  • Fornitore: Universidata S.r.l., Via Giuseppe Bandi 7, 00128 Roma (RM), P. IVA 17486781002.
  • Organizzazione: la scuola, l'azienda o l'ente che usa il CRM con un proprio spazio, separato da quello delle altre.
  • Utenti: le persone dell'organizzazione che entrano nell'area di lavoro (lo staff), con il ruolo che l'organizzazione assegna loro.
  • Contatti: le persone che si iscrivono agli eventi dell'organizzazione, lasciano i propri dati nei suoi moduli o vengono importate da lei.
  • Servizio: il CRM raggiungibile su crm.universidata.it, con le sue pagine pubbliche, l'area di lavoro, le email e le integrazioni.

2. Il servizio

Il CRM permette all'organizzazione di pubblicare pagine di eventi e moduli di iscrizione, raccogliere e gestire i contatti, registrare presenze e consensi, inviare email e campagne, valutare l'interesse dei contatti e collegarsi a servizi esterni, tra cui il GDPR Hub di UniversiData e gli assistenti di intelligenza artificiale che l'organizzazione sceglie di collegare.

Il Fornitore può aggiornare, migliorare o modificare le funzioni del Servizio. Le novità sono annunciate nella sezione «Novità» dell'area di lavoro. Se una modifica toglie una funzione essenziale per l'organizzazione, il Fornitore la comunica con almeno 30 giorni di preavviso.

3. Attivazione, accessi e inviti

  • L'organizzazione nasce con un codice di attivazione fornito dal Fornitore. Chi la crea ne diventa il primo proprietario.
  • Gli altri utenti entrano solo su invito di chi ha già accesso. L'organizzazione decide chi invitare e con quale ruolo, e toglie l'accesso a chi non ne ha più titolo.
  • Le credenziali sono personali. Gli utenti le custodiscono e segnalano subito un uso non autorizzato a support@universidata.it.
  • L'organizzazione risponde delle azioni compiute dai propri utenti nel Servizio.

4. Obblighi dell'organizzazione

Per i dati dei contatti l'organizzazione è titolare del trattamento e UniversiData è responsabile del trattamento, secondo l'accordo sul trattamento dei dati, che fa parte di queste condizioni. In particolare l'organizzazione:

  • pubblica la propria informativa per i contatti, sul GDPR Hub o a un indirizzo proprio indicato nel CRM: senza informativa i moduli pubblici restano chiusi;
  • raccoglie i dati con una base giuridica valida e chiede il consenso dove serve, in particolare per le comunicazioni promozionali;
  • importa elenchi di contatti solo se li ha raccolti lecitamente e, per quelli ricevuti da terzi (per esempio gli organizzatori di una fiera), solo nei limiti di ciò che quei contatti hanno accettato;
  • non raccoglie categorie particolari di dati personali (come dati relativi alla salute, opinioni politiche o convinzioni religiose) nei campi liberi dei moduli e, in caso di trattamento di dati di minori, rispetta le disposizioni applicabili e acquisisce il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale quando richiesto dalla legge;
  • non invia comunicazioni indesiderate, rispetta le disiscrizioni e non usa il Servizio per contenuti illeciti, ingannevoli o lesivi di diritti altrui;
  • risponde dei dati e dei contenuti che inserisce nel Servizio, e dei servizi esterni che decide di collegare.

5. Email e campagne

Le email partono dagli indirizzi configurati per il Servizio. Le campagne promozionali raggiungono solo i contatti con un consenso valido e portano sempre il link per disiscriversi. Il Fornitore può sospendere un invio che mette a rischio la reputazione degli indirizzi di spedizione, per esempio per un numero anomalo di rimbalzi o di segnalazioni di spam, e ne avvisa l'organizzazione.

6. Disponibilità e assistenza

Il Fornitore mantiene il Servizio con la diligenza professionale richiesta e lo ospita su infrastrutture cloud in Europa. Possono esserci interruzioni per manutenzione, aggiornamenti o guasti dei fornitori di infrastruttura: il Fornitore le riduce al minimo e, se programmate, le annuncia quando possibile. L'assistenza si chiede a support@universidata.it.

7. Corrispettivi

Le condizioni economiche, i limiti di utilizzo e la durata sono quelli dell'offerta o del contratto sottoscritto tra l'organizzazione e il Fornitore. In caso di contrasto, l'offerta o il contratto prevalgono su queste condizioni.

8. Durata, recesso e restituzione dei dati

  • Le condizioni valgono finché l'organizzazione usa il Servizio, salvo una durata diversa prevista dall'offerta.
  • Il Fornitore può sospendere o chiudere l'accesso di un'organizzazione che viola gravemente queste condizioni, dopo averle chiesto di rimediare, salvo i casi urgenti.
  • Alla fine del rapporto l'organizzazione può esportare i propri dati per 30 giorni. Trascorso questo periodo il Fornitore cancella i dati dell'organizzazione, come previsto dall'accordo sul trattamento dei dati, salvo quelli che la legge obbliga a conservare.

9. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio e i materiali del Servizio sono del Fornitore. L'organizzazione ne riceve un diritto d'uso non esclusivo e non cedibile per la durata del rapporto. I dati e i contenuti inseriti dall'organizzazione restano suoi: il Fornitore li usa solo per erogare il Servizio.

10. Responsabilità

Il Fornitore risponde dei danni causati da propria colpa o dolo nell'erogazione del Servizio. Salvo i casi di dolo o colpa grave e quanto non derogabile per legge, la responsabilità del Fornitore è limitata ai corrispettivi pagati dall'organizzazione nei 12 mesi precedenti il fatto. Il Fornitore non risponde dei servizi esterni collegati dall'organizzazione né dell'uso che questa fa dei dati dei propri contatti.

11. Modifiche alle condizioni

Il Fornitore può aggiornare queste condizioni. Le modifiche sostanziali sono comunicate ai proprietari delle organizzazioni almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore; chi non le accetta può recedere entro quel termine. La versione in vigore è sempre su questa pagina.

12. Legge applicabile e foro

Queste condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Roma.

13. Contatti